Câu hỏi:

Các anh chị luật sư cho em hỏi như sau ạ:

• Công ty mình thuê nhà của cá nhân để làm trụ sở công ty, trong hợp đồng thuê nhà có ghi rõ bên cho thuê sẽ chịu mọi khoản thuế, phí từ việc cho thuê nhà. Vậy để đưa chi phí thuê nhà thành chi phí hợp lý thì ngoài hợp đối diện thuê nhà, chứng từ trả tiền thuê nhà thì có cần phải có thêm chứng từ nộp thuế từ việc cho thuê nhà của chủ nhà không.
• Ngoài ra, công ty em thanh toán điện, nước từ tài khoản cá nhân của giám đốc chứ không phải tài khoản công ty, trên hóa đơn điện, nước vẫn xuất cho tên công ty, vậy có được tính vào chi phí hợp lý không.

Em cảm ơn nhiều ạ!

Tư vấn:

Chào bạn, cảm ơn bạn đã tin tưởng và gửi câu hỏi đề nghị tư vấn đến Công ty Luật INA, trường hợp của bạn chúng tôi tư vấn như sau:

Thứ nhất:

Theo khoản 2 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định về chi phí thuê tài sản của cá nhân:

• Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân thì hồ sơ để xác định chi phí được trừ là hợp đồng thuê tài sản và chứng từ trả tiền thuê tài sản.
• Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân mà tại hợp đồng thuê tài sản có thoả thuận doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân thì hồ sơ để xác định chi phí được trừ là hợp đồng thuê tài sản, chứng từ trả tiền thuê tài sản và chứng từ nộp thuế thay cho cá nhân.
• Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân mà tại hợp đồng thuê tài sản có thỏa thuận tiền thuê tài sản chưa bao gồm thuế (thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân) và doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân thì doanh nghiệp được tính vào chí phí được trừ tổng số tiền thuê tài sản bao gồm cả phần thuế nộp thay cho cá nhân.

Theo như thông tin bạn cung cấp, thì để chi phí thuê nhà của cá nhân hợp lý thì doanh nghiệp cần chuẩn bị:

TH1: Nếu tổng tiền cho thuê tài sản < 100 triệu/năm

• Hợp đồng thuê tài sản
• Chứng từ trả tiền thuê tài sản

TH2: Nếu tổng tiền cho thuê tài sản > 100 triệu/năm

• Hợp đồng thuê tài sản
• Chứng từ trả tiền thuê tài sản
• Chứng từ nộp thuế của chủ nhà hoặc chứng từ nộp thuế thay chủ nhà và hồ sơ nộp thuế thay. (Dựa vào chứng từ nộp thuế công ty bạn được hạch toán vào chi phí)

Trên hợp đồng thể hiện rõ cá nhân (bên cho thuê) là người đi nộp thuế thì Công ty sẽ sẽ được tính vào chi phí được trừ: Tổng số tiền thuê tài sản không bao gồm phần thuế.

Thứ hai:

• Căn cứ theo Khoản 10, Điều 1, Thông tư số 26/2015/TT-BTC sửa đổi, bổ sung Điều 15 của Thông tư 219/2013/TT-BTC, Bộ Tài Chính có quy định về trường hợp hóa đơn đầu vào trên 20 triệu. Cụ thể, doanh nghiệp chỉ được khấu trừ thuế GTGT đầu vào khi các hóa đơn có giá trị 20 triệu trở lên có chứng từ thanh toán không sử dụng tiền mặt, tức là phải được chuyển khoản qua ngân hàng.
• Nếu hóa đơn điện, nước xuất cho công ty bạn có giá trị dưới 20 triệu mà thanh toán từ tài khoản cá nhân thì vẫn được tính vào chi phí hợp lý bạn nhé (khi hạch toán bạn hạch toán thanh toán bằng tiền mặt).
• Còn trường hợp hóa đơn điện, nước có giá trị trên 20 triệu thì phải chuyển khoản từ tài khoản công ty, nếu không chuyển khoản từ tài khoản công ty thì hóa đơn đó sẽ không được khấu trừ và bị loại ra.