Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp với chức năng chủ yếu là xúc tiến thương mại. Văn phòng đại diện có thể hỗ trợ nhiều công việc kinh doanh cho công ty mẹ. Bởi vậy nên rất nhiều doanh nghiệp nước ngoài lựa chọn hình thức này để tìm kiếm cơ hội kinh doanh tại nước bản địa.

Trong bài viết này, INA Law sẽ cung cấp cho bạn đọc những kiến thức cần có khi thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam.

1. Định nghĩa văn phòng đại diện theo pháp luật Việt Nam

Theo quy định tại Khoản 2, Điều 44, Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện:

• Là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp;
• Có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó;
• Không được thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.

Như vậy, văn phòng đại diện nói chung không được phép thực hiện những hoạt động sinh lời mà chỉ được hỗ trợ việc kinh doanh của doanh nghiệp như xúc tiến hợp đồng, tìm kiếm và phát triển thị trường…

Mô hình này phù hợp với những thương nhân chưa quyết định đầu tư vào Việt Nam mà mới chỉ dừng lại ở bước thăm dò thị trường.

2. Cơ sở pháp lý thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

– Luật Thương mại năm 2016;

– Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Luật thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam (Nghị định 07);

– Thông tư số 11/2016/TT-BCThướng dẫn Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Luật thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam (Thông tư 11).

3. Quyền thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

Điều 3, Nghị định 07 quy định về quyền thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài như sau:

• Thương nhân được thành lập văn phòng đại diện theo cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;
• Một thương nhân nước ngoài chỉ được thành lập một văn phòng đại diện có cùng tên gọi trong phạm vi một tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.

4. Điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Thương nhân nước ngoài được phép thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài ở Việt Nam khi đáp ứng được đầy đủ những điều kiện sau:

• Quốc tịch của thương nhân: Thương nhân phải được đăng ký, thành lập theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ cũng là thành viên của điều ước mà Việt Nam tham gia;
• Thương nhân nước ngoài đã đi vào hoạt động ít nhất 1 năm kể từ ngày đăng ký, thành lập;
• Thời hạn hoạt động của công ty nước ngoài phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ tại Việt Nam
• Nội dung hoạt động của văn phòng đại diện tại Việt Nam.

(Nội dung hoạt động này phải phù hợp với cam kết của Việt Nam, nếu không thì cần phải có sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ)

5. Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam

Tất cả hồ sơ xin cấp phép thành lập văn phòng đại diện đều do công ty mẹ ký và đóng dấu. Trong trường hợp công ty mẹ không có dấu thì hồ sơ phải được hợp pháp hoá lãnh sự.

Thành phần hồ sơ bao gồm:

1. Đơn đề nghị thành lập văn phòng đại diện công ty;
2. Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương của thương nhân nước ngoài được cơ quan có thẩm quyền ở nơi thành lập xác nhận (đã được dịch, công chứng và hợp pháp hoá lãnh sự);

• Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện của công ty nước ngoài;

1. Báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong hai năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương (Bản dịch công chứng);
2. Giấy tờ tuỳ thân của người đứng đầu Văn phòng đại diện (Bản dịch công chứng);
3. Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:

– Hợp đồng thuê văn phòng sao y chứng thực;

– Bản công chứng Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của bên cho thuê (nếu thuê của doanh nghiệp thì cần nộp thêm Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh có chức năng kinh doanh bất động sản);

– Địa điểm đặt trụ sở Văn phòng đại diện công ty nước ngoài cũng phải tuân thủ theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Sau 7 – 10 ngày làm việc, cơ quan có thẩm quyền sẽ cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài.

Để viết thêm chi tiết về các vấn đề thủ tục thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam, quý khách vui lòng liên hệ văn phòng công ty luật INA theo số điện thoại của Luật sư Nguyễn Trung Nam: 0979.05.05.35 để được tư vấn chi tiết hoặc gửi email đến: info@inalaw.net.